A rendezvényszervezés világában a visual, a helyszíni dekoráció, a tér elrendezése egytől egyig jelentős hatással vannak a rendezvények sikerére. Az elmúlt években a digitális technológia és a vizuális kommunikáció terén bekövetkezett fejlődés új lehetőségeket nyitott a rendezvényszervezők számára, hogy még emlékezetesebb és akár élményközpontú eseményeket hozzanak létre.
Interaktív élmény és LED Falak
A nagyfelbontású LED falak, interaktív digitális képernyők alapkelléknek számítanak. Vizualitásában és funkciójában is hasznos találmány, hiszen lehetővé teszik a valós idejű interakciót is és adatmegjelenítést egyaránt. A LED falak továbbá látványos hátteret biztosíthatnak a prezentációkhoz, előadásokhoz, zenei performanszokhoz.
Az egyik talán legismertebb outdoor marketing eszköz – hirdetési felület – Koreában található, Gangnam kerületben. A Samsung 2018-ban helyezte el ezt a 1.620 m²-es LED falat, ami azóta ikonikussá vált, és olyan márkák terveznek ide kampányokat, mint pl.: a Mercedes, Audi, BMW vagy a Netflix.
Hasonlóan izgalmas az a koncepció is, amely az egész teret kihasználva vonja be a látogatókat egy teljesen új világba, Incheon kerületében:
Ide kapcsolható azonban a Van Gogh kiállítás is, ahol a látogatók a kiállítás végén részesei lehettek a művész alkotásainak, szó szerint beléphettek egy festő elméjébe. Vagy említhetnénk a júniusban Budapesten koncertező Coldplay-t is, akik zseniális megoldásokkal tették felejthetetlenné a résztvevők estéjét. Nemcsak a kivetítőket használták teljesen, ahol jól látható volt minden mozzanat, hanem a bejáratnál kapott, világító és nem mellesleg programozott karperec gondoskodott arról, hogy a valahova tartozás érzését keltse a nézőben. Az együttesről egyébként a fenntarthatósággal kapcsolatos részben is szót ejtünk még.
Virtuális, kiterjesztett és kevert valóság (VR, AR, MR)
Erről a területről írtunk már egy másik posztunkban is, hiszen egy elég jelentős eszköz, ami szinte már minden élményt kínáló esemény sajátja. A VR és AR élmények révén a látogatók virtuálisan bejárhatják a kiállításokat, interaktív bemutatókat nézhetnek meg, vagy akár játékosan fedezhetik fel a rendezvény helyszínét. Erre az előbb már említett Van Gogh kiállítás egy jó példa, amelyen VR szemüveg segítségével is fel lehetett fedezni a festő világát, virtuálisan is belépni és járni egyet benne.
Partnerrendezvény során is alkalmazhatók ezek a megoldások?
A választ természetesen az, hogy igen. Ez egyébként az esemény és a partner jellegétől is függ, kinek mi az igénye, illetve mi a megszabott budget, amihez igazodni kell.
Nekünk márciusban volt egy partnerrendezvényünk, ahol nagyon jól tudtuk alkalmazni ezeket az újdonságokat. A LED-kivetítőn folyamatosan információkat és tájékoztató videókat lehetett látni, illetve a prezentációk is úgy lettek összeállítva az ügyfél részéről, hogy a résztvevők bevonva érezzék magukat. Emellett egy olyan interaktív eszközt is telepítettünk a helyszínre, ami a helyben készített fotókból AI technológia segítségével alkotott az érdeklődőkből például vikinget, boxolót, pilótát, űrhajóst, dívát vagy akár kaszinótulajdonost.
A rendezvényhelyszín designját és a kommunikációt minden esetben érdemes összehangolni, hiszen így lesz szép, egységes és profi a munka. Ha például egy utazási kampányt kellene összeállítanunk, trópusi témával, akkor már a helyszínválasztásnál fontos, milyen érzetet kelt, illeszkedik-e a tematikához a környezet. Ha nem, de az ügyfél ragaszkodik hozzá, akkor mennyi többletmunkával lehet átalakítani a rendelkezésre álló teret?
Biztos, hogy az elrendezési rajzon mi feltüntetnénk, hová milyen kreatív eszközöket terveznénk, pl.: VR-szekciót biztosan kialakítanánk, ahol el lehet veszni a trópusokon, egy dzsungelinstallációban is gondolkodnánk, lenne egy olyan interaktív digitális tér, ahol fényjáték segít megérkezni, valamint egy olyan kis sarok is, ahol folyamatosan a partot érintő hullámok hangját lehetne hallani. Az étel- és itallap ennek megfelelően lenne megrendelve, valamint mindenki kapna egy útlevél formátumú belépőt. Sőt, a meghívó is úgy érkezne meg mindenkihez, mint egy repülőjegy visszaigazolás. A bejegyzés elején említett outdoor megoldások kiegészítő, az eseményt kísérő eszközként is bevethetők, erősítve a kommunikációs szakasz valamelyikét. Ilyen mélységekben is érdemes átgondolni a részleteket.
Posztunk következő részében tovább görgetjük ezt a témát, és megvizsgáljuk többek között a fenntarthatóság aspektusát is.
Nektek mi lenne az álomrendezvényetek? Bele tudnátok építeni az említett újdonságokat?
–
English version
Visual Trends in event planning
In the world of event planning, visual elements, on-site decoration, and spatial arrangement all significantly impact the success of events. Recent advancements in digital technologies and visual communication have opened new opportunities for organizers to create memorable and immersive experiences.
Interactive Experiences and LED Walls
High-resolution LED walls and interactive digital screens are now the very basic tools you are operating with. These offer real-time interaction and data display, providing spectacular backdrops for presentations, performances, and music shows. A prominent example is the 1,620 m² LED wall in the area of Gangnam, Seoul, installed by Samsung in 2018, which has become an iconic advertising platform for brands like Mercedes, Audi, BMW or even Netflix.
Another exciting concept in Incheon fully immerses visitors into a new world:
Similarly, the Van Gogh exhibition allowed visitors to step into the artist’s mind. The Coldplay concert in Budapest in June also employed genius solutions to create an unforgettable evening. They used screens effectively, ensuring visibility of every detail, and provided programmed, glowing wristbands at the entrance, enhancing the sense of belonging among the audience. The band will be mentioned later in our sustainability section.
Virtual, Augmented, and Mixed Reality (VR, AR, MR)
We have previously covered this significant tool, which is now a staple of experiential events. VR and AR experiences allow visitors to virtually explore exhibitions, watch interactive demos, or discover the event venue playfully. The Van Gogh exhibition is a good example, where attendees could explore and walk in the painter’s world with VR glasses.
Can These Solutions Be Used at Partner Events?
The answer is, yes. This depends on the nature of the event as well as the need of the partner aalong with its’ budget constraints.
In March, we had a partner event where these innovations were effectively applied. Continuous information and instructional videos were displayed on LED screens, and presentations were designed to engage participants. We also installed an interactive device that used AI technology to transform attendees’ photos into images of Vikings, boxers, pilots, astronauts, divas, or casino owners.
Aligning the event venue design and communication is essential for a cohesive and professional outcome. For instance, in a travel campaign with a tropical theme, the venue choice must evoke the right feeling and fit the theme. If not, and the client insists on the venue, we need to assess the additional work required to transform the space. The layout would include creative tools like a VR section to immerse visitors in tropical settings, a jungle installation, an interactive digital space with light shows, and a corner where the sound of waves is continuously played. The food and drink menu would match the theme, and everyone would receive a passport-shaped entry ticket. The invitation would also be like a flight ticket confirmation. The outdoor solutions mentioned at the beginning can be used as complementary tools, enhancing the communication phase. Such details are worth considering.
In our next post, we will continue exploring this topic, covering sustainability aspects as well.
What would your dream event look like? Would you work with the mentioned innovations?