Izgalmas időszakhoz értünk, ami a marketing világát érinti, hiszen nemcsak a trendek változnak, hanem a stratégiai alapvetéseinket is gyakrabban kell átvizsgálni. A mesterséges intelligencia és a vásárlói szokások folyamatos alakulása hatással van a business-to-business jellegű partneri kapcsolatokra is. Ami azonban változatlan ebben a soktényezős és rohamosan fejlődő szakmában, az a hatékony kommunikáció és az események ereje. Mai blogbejegyzésünkben megvizsgáljuk, hogy miért olyan fontos a PR és a rendezvények közötti szoros kapcsolat, és miért kell mindkettőt egymással kiegészítenünk a sikeres marketingstratégia érdekében.
Először is, miért van szükség a kommunikáció támogatására a rendezvények esetében, és miért fontos, hogy a rendezvényeket PR fronton is segítsük? Ahogy azt előző blogposztunkban írtuk, a PR a bizalom művészete, ami lehetőséget és teret biztosít a célcsoporttal való kapcsolódásra, legyen az akár B2C, akár B2B. Meg tudjuk vetni a lábunkat, el tudjuk juttatni az üzenetünket, értékeinket egy mélyebb szinten, minden egyes – így az elő és utó, valamint az esemény alatti – kommunikációs szakaszban. Ezáltal elősegíti a résztvevők érdeklődésének felkeltését, a médiafigyelem elérését és a pozitív megítélés kialakítását. A PR tevékenység révén egy rendezvény előzetesen már ismertté válik, és ez növeli annak esélyét, hogy az érdeklődők részt vegyenek rajta.
Mindez azonban fordítva is igaz: a rendezvények is hozzájárulnak a PR sikeres működéséhez. Egy jól megtervezett és kivitelezett esemény lehetőséget ad a cégeknek és márkáknak arra, hogy közvetlenül, adott esetben személyesen is kommunikáljanak közönségükkel, a médiumokkal, más érdekelt felekkel, ami lehetőséget teremt a közvetlen kapcsolatok megerősítésére, kiépítésére, termékek és szolgáltatások bemutatására. Pozitív élmények alakíthatók ki, amelyek hosszú távon erősítik a márka hírnevét.
A PR fontosságáról és szerepéről itt írtunk bővebben!
Mit vegyünk figyelembe az eseményt és annak PR tevékenységét illetően?
- KPI-ok és elvárások: Mielőtt elkezdenénk tervezni, fontos az ügyféllel együtt a KPI-ok meghatározása, tisztázása, hogy mi a mérvadó a kampány eredményeit és sikereit illetően.
- Mérések és aktivitások: Mindig törekedjünk arra, hogy mérjük a látogatók elégedettségét az eseményen; lehet az egy applikáció, egy helyszíni aktivitás, QR-kód beolvasás. Ez lényeges pont lesz az utókommunikációt és a későbbi kampánytervezést illetően.
- Adatok és riportok: A visszajelzések, beszerzett adatok alapján meg lehet vizsgálni a kommunikáció és a további marketing tevékenységek irányát, jellegét, a márkaértéket és hitelességet. Fel lehet mérni azt is, hogy hol kell még erősíteni és melyik az a terület, téma, amiben kiemelkedhet az ügyfél a versenytársak közül.
- Adatvizualizáció: A jobb érthetőség és a pontosabb üzenetátadás szempontjából érdemes az eredményeket és megállapításokat egy grafikai anyagon is megjeleníteni. Ehhez jó segítség és társ lehet a Google Data Studio vagy akár a Microsoft Power BI programja is.
A kampánybudget és tervezés pontos menetét itt részleteztük.
Mesterséges intelligencia: igen vagy nem?
Napról napra egyre több mesterséges intelligencia program és fejlesztés érkezik, ami különféle problémára, folyamatelemre/fázisra jelent megoldást. Mi például már nagyon várjuk a Sora érkezését.
Az AI többféle metódusban hasznos eszköz lehet: a csapattal közös ötletelési fázis előtt érdemes megfuttatni a ChatGPT-ben, hogyan is építene fel egy üzleti partnerrendezvényt, illetve milyen kommunikációt társítana hozzá. Az ingyenes verziót használva egy alapsablont fog összeállítani, azonban ha ez megvan és szakmailag is rendben találjuk, akkor az energiáinkat összpontosíthatjuk a basic terv csiszolására, hatékonyabb és kreatívabb ötletek kialakítására.
Megkértük a Chat GPT-t, hogy viselkedjen úgy, mint egy 30 éves tapasztalattal rendelkező marketing specialista, aki legalább 10 évet töltött rendezvény szakmában, ügynökségnél, és legalább 15 évet foglalkozott kommunikációval, kommunikációs stratégia kialakításával, PR-rel, valamint social media tartalmak tervezésével.
Ez az esemény- és tematikanaptár, struktúra készült, miután az első promt-ot kétszer-háromszor pontosítottuk, részletezést kértünk. Ezt követően a kommunikáció alapjainak megtervezésében is segítséget kértünk:
Látható, hogy ezek tényleg csak ötletkezdemények, azonban a közös, csapatos ötletelés előtti felkészülést megkönnyíti, ad egy támpontot. A promt-ban mi nem konkretizáltuk az esemény jellegét, csak annyit írtunk, hogy egy technológiai területen kiemelkedő márka üzleti partnerrendezvényét szeretnénk lebonyolítani. További célok, üzenetek és KPI-ok hozzáadásával a Chat GPT ötlet folyama is alakítható. Érdemes azonban résen lenni, számadatokat és érzékeny információkat soha ne adjunk meg a programnak!
A 2024-es B2C kampánytrendekről itt, az idei B2B kommunikációval kapcsolatban pedig itt írtunk bővebben.
Összefoglalva tehát, a PR és a rendezvények közötti kapcsolat alapvető fontosságú a sikeres marketingstratégia szempontjából. Együttesen járulnak hozzá egy kampány sikerességéhez, az erősebb márkajelenléthez, ezért javasoljuk, hogy a rendezvényt mindig kísérje egy PR-kommunikáció és a PR-kommunikációt ideális esetben támogassuk meg egy olyan rendezvénnyel, ami hírértéket is szolgáltat.
–
English version:
We have reached an exciting period that affects the marketing world, as not only trends change, but also our strategic foundations need to be reviewed more frequently. The continuous evolution of artificial intelligence and consumer habits also impacts business-to-business partnerships. However, what remains unchanged in this multifaceted and rapidly evolving field is the importance of effective communication and the power of events. In today’s blog post, we will examine why the close relationship between PR and events is crucial, and why we need to complement both for a successful marketing strategy.
Firstly, why is communication support needed for events, and why is it important to support events on the PR front? As we mentioned in our previous blog post, PR is the art of building trust, providing an opportunity and space to connect with the target audience, whether it’s B2C or B2B. We can assert our presence, convey our message, and values on a deeper level in every communication phase – before, during, and after the event. This helps to generate interest among participants, reach media attention, and shape a positive perception. Through PR activities, an event becomes known in advance, increasing the likelihood of attracting interested attendees.
However, the reverse is also true: events contribute to the successful operation of PR. A well-planned and executed event allows companies and brands to communicate directly, potentially in person, with their audience, media, and other stakeholders, creating opportunities to strengthen and establish direct relationships, showcase products and services. Positive experiences can be created, which in the long run enhance the brand’s reputation.
We have written more extensively about the importance and role of PR here!
What should we consider regarding the event and its PR activities?
KPIs and expectations: Before we start planning, it is important to define and clarify the KPIs with the client, to understand what criteria will determine the success of the campaign. Measurements and activities: Always strive to measure attendee satisfaction at the event, whether it’s through an application, on-site activities, or QR code scans. This will be a crucial point for post-event communication and future campaign planning. Data and reports: Based on feedback and collected data, we can examine the direction and nature of communication and further marketing activities, brand value, and credibility. It also helps to identify areas for improvement and topics where the client can excel among competitors. Data visualization: For better understanding and more accurate message delivery, it is worth visualizing the results and findings in a graphical format. Google Data Studio or Microsoft Power BI programs can be helpful tools for this purpose.
We have detailed the exact process of campaign budgeting and planning here.
Artificial intelligence: yes or no?
Day by day, more and more artificial intelligence programs and developments are arriving, offering solutions to various problems or phases of processes. We, for example, are eagerly awaiting the arrival of Sora.
AI can be a useful tool in various methods: before brainstorming sessions with the team, it is worth running a scenario in ChatGPT on how a marketing specialist with 30 years of experience, who has spent at least 10 years in the events industry and at an agency, and at least 15 years in communication, communication strategy, PR, and planning social media content would structure a business partner event. Using the free version, it will compile a basic template, but once we find it professionally sound, we can focus our energies on refining the basic plan, creating more efficient and creative ideas.
We asked Chat GPT to behave like a marketing specialist with 30-year of experience who has spent at least 10 years in the events industry, at an agency, and spent at least 15 years in communication field, planning communication strategy, PR, and social media content.
This event and thematic calendar, structure was prepared after we refined the initial prompt two or three times, requested clarification and details. Subsequently, we also asked for assistance in planning the basics of communication:
It is visible that these are only initial ideas; however, the preparation before collaborative brainstorming makes it easier and provides guidance. In the prompt, we did not specify the nature of the event, only that it would be a business partner event in the technology sector. With the addition of further goals, messages, and KPIs, the Chat GPT idea flow can also be shaped. However, it is important to be vigilant; never provide the program with sensitive information or numerical data!
We have written more extensively about the 2024 B2C campaign trends here, and about B2B communication this year here.
In summary, the relationship between PR and events is crucial for a successful marketing strategy. Together, they contribute to the success of a campaign and a stronger brand presence. Therefore, we recommend that events always be accompanied by PR communication, and ideally, PR communication should be supported by an event that also provides newsworthy content.